Huddle Rooms - Konferenzraum 2.0

Huddle Rooms laufen dem klassischen Konferenzraum den Rang ab.
Sie eignen sich ideal für spontane Meetings und fördern den Trend zur Teamarbeit.

Huddle Rooms sind kleine Meetingräume, die sich in Unternehmen immer größerer Beliebtheit erfreuen. In Zahlen ausgedrückt: Die Analysten von Frost & Sullivan erwarten, dass im Jahr 2022 bereits 70 Prozent aller Videokonferenzmeetings in Huddle Rooms stattfinden.

Was sie so beliebt macht, transportiert bereits der Begriff Huddle.

Sofort verfügbar, kurze Entscheidungswege

Im Sport, speziell im American Football, bezeichnet der Huddle die kurze Versammlung eines Teams während der laufenden Partie zur Besprechung des nächsten Spielzugs oder zur gegenseitigen Anfeuerung.

Im übertragenen Sinn passiert das auch in einem Huddle Room: Mitarbeiter treffen sich in kleiner Runde von typischerweise bis zu sechs Personen und halten dann eine , eine Videokonferenz oder eine Präsentation ab. Das Besondere dabei: Der Huddle Room, auch Huddle-Raum genannt, lässt sich ohne vorherige Buchung nutzen, setzt also keine aufwendige Zeitplanung voraus.

Damit erfüllt er die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach einem Raum, in dem man sich ungezwungen und kurzfristig zur schnellen Entscheidungsfindung absprechen kann, deutlich besser als der typische Tagungsraum. Wie genau der Huddle Room aussehen sollte, folgt keiner festen Definition, sondern hängt in erster Linie von seiner Nutzungsart ab. In seiner grundlegendsten Form besteht er aus nicht mehr als einem Tisch mit darum gruppierten Stühlen oder Sesseln sowie einem Flipchart oder Whiteboard, verzichtet also auf jegliche technische Zutaten.

Demgegenüber bietet ein voll ausgestatteter Huddle Room zum Beispiel ein großes Display samt Mikrofonen und Lautsprechern, über das sich mehrere verteilte Teams an einem virtuellen Tisch versammeln lassen.

Dazu kommen Schnittstellen, mit denen Mitarbeiter Inhalte von ihren selbst genutzten Smartphones, Tablets oder Notebooks (BYOD - Bring Your Own Device) auf dem Huddle-Room-Screen präsentieren oder mit anderen teilen können.

Noch einen Schritt weiter gehen Collaboration-Lösungen wie das NEC InfinityBoard, das Mitarbeitern standortübergreifend intelligente Werkzeuge an die Hand gibt, um gemeinsam an einem Workflow zu arbeiten.

Mit dem Standard-Konferenzzimmer teilt sich der Huddle Room die Vorteile des geschlossenen Raums. Mitarbeitern steht im Kontrast zum normalen Arbeitsplatz oder Großraumbüro ein abgeschiedener und ruhiger Bereich zur Verfügung, in dem sie konzentriert in kleiner Runde Besprechungen abhalten können, dabei nicht gestört werden und auch andere nicht stören.

Der Vorteil gegenüber dem Konferenzraum:
Aufgrund der kleinen Teilnehmerzahl können sich Mitarbeiter in einem Huddle Room viel leichter in die Runde einbringen, weil sie gemeinsam an einem Tisch zusammenkommen statt verstreut über einen großen Raum zu sitzen. Das erleichtert die Kommunikation und fördert die Team- und Projektarbeit, weil jeder Teilnehmer direkt involviert ist.

Akzeptiert wird ein Huddle Room dann, wenn sich Menschen in ihm wohlfühlen. Dazu genügen oftmals schon wenige Gestaltungsakzente wie bequeme Sitze, eine angenehme Beleuchtung und Farbgebung oder die Möglichkeit, auch im Stehen am Meeting teilnehmen zu können. Dann kann der Huddle Room seine Kernaufgabe ideal erfüllen: als Raum für unbürokratische und informelle Treffen dienen, in dem sich Mitarbeiter untereinander austauschen können.

Damit die Teamarbeit funktioniert, braucht es neben der passenden Arbeitsumgebung aber auch die richtigen Werkzeuge.

Wie der Huddle Room selbst sollte auch seine Technik möglichst leicht zugänglich sein. Damit Meetings reibungslos über die Bühne gehen können, muss sie sofort verfügbar sein, einfach zu bedienen und im Idealfall auch drahtlose Verbindungen erlauben.

Wichtig ist für Unternehmen dabei, den Huddle Room nicht nach der Nummer-sicher-Methode mit teurer Technik zu überfrachten, die dann zu einem Großteil ohnehin brachliegen dürfte, sondern sie genau auf den Bedarf der Mitarbeiter abzustimmen.

Als ideal gelten dabei entweder Lösungen, die bereits möglichst viele Kommunikations-Funktionen in sich vereinen, oder modular aufgebaute Produkte, die entsprechend den Anforderungen des Teams auch nachträglich noch an Funktionen zulegen können.

Allerdings spricht auch nichts gegen eine Verknüpfung mit Produkten anderer Anbieter, wenn ihre Hersteller die Kompatibilität garantieren können. Nachfolgend eine kleine Auswahl an Huddle-Room Hardware.

Hardware für den Huddle Room

Nach einer aktuellen Umfrage von Cisco ist das digitale Whiteboard das mit Abstand wichtigste Accessoire für den Huddle Room – für neun von zehn IT-Experten gehört es zur Standardausstattung.

NEC Infinity Board

Warum es so beliebt ist, wird am Beispiel des in Bildschirmgrößen von 75 und 86 Zoll erhältlichen NEC InfinityBoard 2.0 deutlich. Das digitale Whiteboard eignet sich laut Hersteller als Allround-Lösung für jeden Tagungsraum und bietet eine bis zu 1,90 x 1,07 Meter große Arbeitsfläche, um darauf Ideen zu sammeln, Konzepte zu überarbeiten oder mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten zusammenzuarbeiten.

Über das Touch-Display können Anwender Bilder und Dateien austauschen, per Videotelefonie miteinander kommunizieren sowie gleichzeitig per Finger oder Eingabestift schreiben oder Anmerkungen direkt in Dokumente eintragen. Durch seine 120-Grad-Weitwinkelkamera erfasst das NEC-Whiteboard auch aus kurzer Distanz alle Teilnehmer im Huddle Room und sorgt durch seine 4K-Bildschirmauflösung dafür, dass die Darstellung selbst bei geringem Abstand nicht unscharf wirkt.

Das skalierbare InfinityBoard 2.0 basiert auf Windows 10 Professional, bietet Anwendern damit eine vertraute Benutzeroberfläche und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen.

Logitech Touch-Controller Tap

Logitech will mit seinem Touch-Controller Tap die Einrichtung und Nutzung von Kollaborations- und Videokonferenzlösungen deutlich vereinfachen. Über den berührungsempfindlichen 10,1-Zoll-Bildschirm lassen sich per Fingertipp Videogespräche starten, Termine verwalten und Inhalte teilen.

Weil Tap auf offenen Standards basiert, soll die Touch-Fernbedienung mit jeder Computerplattform und Kollaboration-App funktionieren.

Logitech Tap gibt es in verschiedenen Varianten:
als Stand-alone-Gerät sowie als vorkonfiguriertes Paket für die drei Videokonferenzlösungen Google Hangouts Meet Hardware, Microsoft Teams Rooms (vormals Skype Room Systems) und Zoom Rooms.

Darin enthalten sind neben Tap jeweils eine Logitech-Konferenzkamera sowie ein Mini-PC. Anwender können für jedes Paket zusätzlich aus drei Varianten wählen, die von der „Small Room Solution“ über die „Medium Room Solution“ bis zur maximalen Ausbaustufe „Large Room Solution“ für reichen.

Polycom Studio

Polycom Studio vereint eine kostengünstige USB-Lösung mit Business-Class-Videofunktionen und soll besonders durch ihre hohe Audioqualität überzeugen.

Die Video-Soundbar ist laut Hersteller in der Lage, den gerade aktiven Sprecher automatisch im Raum zu orten, und kann seine 4K-Kamera dann automatisch an ihn heranzoomen, damit ihn alle Teilnehmer besser sehen können. Um dabei die bestmögliche Sprachqualität zu erzielen, werden parallel dazu störende Hintergrundgeräusche und andere Stimmen herausgefiltert. Eine Bluetooth-Lautsprecherkopplung für Mobiltelefone wird ebenfalls unterstützt. Polycom Studio lässt sich durch seine Plug-and-Play-Funktionalität leicht in Betrieb nehmen und soll zu fast jeder Videoplattform kompatibel sein.

Durch ihre zentrale Konsole erlaubt es die USB-Lösung, viele Huddle Rooms von einem beliebigen Ort aus via WLAN zu verwalten.

Barco ClickShare

Barco bietet sein kabelloses Präsentationssystem ClickShare CS-100 auch in einer speziell für Huddle Rooms entwickelten Variante an.

Bis zu acht Mitarbeiter und Gäste können mit dem ClickShare CS-100 Huddle den Bildschirminhalt ihres Laptops oder Mobilgeräts über WLAN auf das Display im Huddle Room übertragen. Besonders bequem geht das über den optionalen ClickShare-Button, der am Notebook angeschlossen wird. Android- und iOS-Nutzer verbinden sich über die ClickShare-App mit dem Präsentationssystem.

Geteilte Inhalte reicht das lüfterlose und nur 20,8 x 11,5 x 4,5 Zentimeter kleine ClickShare CS-100 Huddle über seinen HDMI-Ausgang in einer Auflösung von bis zu 1.920 x 1.080 Pixeln an den Huddle-Room-Bildschirm weiter. Über seinen Ethernet-Anschluss lässt sich das Präsentationssystem auch ins Unternehmensnetzwerk integrieren.

Dieser Artikel basiert auf einem Artikel von Manuel Masiero, Telecom Handel. Mit freundlicher Genehmigung von Telecom Handel.

Huddle-Room Hardware Übersicht

Unsere Regionen

Wir freuen uns, für Sie Ihre Konferenzräume auf den optimalen Stand zu bringen in:
Raum München, Landkreis Erding, Landkreis Freising, Landkreis Landshut, Landkreis Mühldorf am Inn, Landkreis Ebersberg, Landkreis Rosenheim, Landkreis Traunstein, Oberbayern, Niederbayern